Start med behovet: tid eller tilrettelegging?

Pengedryssets forslag er å dele opp behovet før møtet med Nav. «Vi trenger støtte til en nyansatt» er vanskeligere å vurdere enn en beskrivelse av hvem som skal hjelpe, med hvilke oppgaver og hvilke ekstrautgifter som oppstår. Ordningene er knyttet til en konkret deltaker og et behov, ikke en generell rett til billigere bemanning.

  • En medarbeider skal gi ekstra praktisk hjelp eller opplæring: undersøk mentortilskudd.
  • Virksomheten får ekstra kostnader for å tilrettelegge arbeids- eller tiltaksplassen: undersøk inkluderingstilskudd.
  • Behovet gjelder begge deler: før tid og innkjøp hver for seg og be Nav vurdere kombinasjonen.
  • Utgiften ville oppstått ved en vanlig ansettelse uansett: ikke før den automatisk som en tilretteleggingskostnad.

Mentortilskudd gjelder mentorens arbeidstid

Nav kan dekke mentorens ordinære timelønn og arbeidsgiveravgift for avtalte mentortimer. Det er tiden til medarbeideren som hjelper, ikke en generell dekning av deltakerens lønn. Ordningen brukes blant annet sammen med arbeidstrening, opplæring og lønnstilskudd, og kan også være aktuell for at en person med nedsatt arbeidsevne skal få eller beholde ordinært arbeid.

  • Nav oppgir normalt inntil seks måneder. Ved nedsatt arbeidsevne og særlige behov kan perioden være inntil tre år.
  • Antall timer og varighet vurderes ut fra behovet; maksimalperioden er ikke et løfte om støtte.
  • Mentoren skal være avklart når avtalen inngås og må signere taushetserklæring for å lese den.

Inkluderingstilskudd gjelder ekstrautgifter

Ordningen gjelder arbeidsgivere med deltakere i aktuelle Nav-tiltak eller personer som omfattes av annen arbeidsrettet bistand. Dokumenterte tilleggskostnader til tilrettelegging kan vurderes. Nav oppgir et tak på 160 400 kroner, kontrollert 10. oktober 2026. Taket er ikke et standardbeløp per ansettelse.

  • Ekstra utstyr, tilpasninger, programvare eller nødvendig ekstern opplæring kan være aktuelle kostnader.
  • Vanlige ansettelsesutgifter og utgifter som dekkes på andre måter, omfattes ikke.
  • Nav må forhåndsgodkjenne behov og tilskudd. Et innkjøp gir ikke i seg selv rett til refusjon.

Et tenkt eksempel: sorter tre kostnader hver for seg

Et verksted ønsker å ta imot en deltaker. En erfaren medarbeider skal hjelpe med bestemte arbeidsoppgaver, et arbeidsverktøy må kanskje tilpasses, og virksomheten skal kjøpe vanlig utstyr til alle ansatte. Dette er et tenkt eksempel på forberedelse, ikke en innvilget sak eller en fasit på hva Nav dekker.

  • Mentortiden: skriv hvem som skal hjelpe, hvilke oppgaver det gjelder, og foreslått timebehov. Dette er et spørsmål om mentor.
  • Tilpasningen: beskriv hvorfor standardløsningen ikke er tilstrekkelig, og legg frem kostnadsoverslaget. Dette er et spørsmål om tilrettelegging.
  • Vanlig utstyr: hold det utenfor tilretteleggingsposten hvis det er en ordinær utgift virksomheten ville hatt uansett.
  • Uavklart post: merk den som uavklart og be om vurdering. Ikke fordel samme kostnad på flere ordninger for å få hele summen dekket.

Avklar avtalen før dere starter

Arbeidsgiver eller Nav-veilederen kan opprette avtalen. Deltakeren må være tilknyttet et Nav-kontor. Deltaker og arbeidsgiver godkjenner, og Nav godkjenner til slutt, før tiltaket begynner. En muntlig plan bør derfor ikke behandles som et ferdig tilskuddsvedtak.

  • Skriv ønsket startdato og hva som må være på plass før den.
  • Skill aktivitet, mentortimer og ekstrautgifter i forberedelsene.
  • Kontroller hvem i virksomheten som kan inngå avtalen og følge opp refusjonen.
  • Les den godkjente perioden og kostnadsrammen før dere bestiller eller setter i gang.
  • Endrer behovet seg, ta det opp med Nav før dere legger større utgifter til grunn.

Ikke bruk samme refusjonsrutine for begge ordningene

For mentorperioder fra og med 1. januar 2026 opplyser Nav at refusjonen utbetales automatisk, uten tilskuddsbrev i Altinn. Inkluderingstilskudd har fortsatt et eget krav etter at kostnaden har oppstått, eller etter at en tjenesteperiode er avsluttet. Arbeidsgiveren må sende kravet med utgiftsdokumentasjon senest innen to måneder etter dette tidspunktet.

  • Mentor fra 2026: bruk «Se refusjon» på Navs mentorside og kontroller virksomhetsnummer og registrert konto.
  • Mentor til og med 2025: Nav har en egen eldre papirrutine. Ikke bland den med perioder fra 2026.
  • Inkluderingstilskudd: bruk gjeldende refusjonsskjema fra Nav. Ved kildekontrollen skal kravet sendes på papir.
  • For kurs eller andre tjenester over tid: kontroller hvilken sluttdato Nav legger til grunn for refusjonsfristen.

Lag en enkel oppfølgingsliste

Dette er Pengedryssets forslag til intern kontroll, ikke et nytt dokumentasjonskrav fra Nav. Lag én linje per mentortidsperiode eller kostnad. Det gjør det lettere å oppdage manglende godkjenning, utgifter utenfor perioden og et refusjonskrav som ennå ikke er sendt.

  • Hva gjelder linjen? Mentortid, tilpasning, innkjøp eller tjeneste.
  • Hvilken avtale gjelder? Noter periode og referanse til godkjenningen.
  • Hvem følger opp? Avklar ansvar for avtale, bilag og eventuell innsending.
  • Hva er status? Planlagt, godkjent, gjennomført, krav sendt eller utbetalt.
  • Hva mangler? Noter konkret spørsmål, bilag eller avklaring, med neste oppfølgingsdato.

Neste steg: ta med oversikten til Nav

Ta utgangspunkt i arbeidssituasjonen og det dere trenger avklart. En kort beskrivelse med to tydelige deler, mentortid og ekstrautgifter, kan gjøre samtalen mer presis. Nav avgjør om personen, tiltaket og kostnadene fyller vilkårene. Les alltid den endelige avtalen, selv om en lignende løsning har vært brukt i en annen virksomhet.

  • Spør hvilken ordning hver kostnad skal vurderes under.
  • Be om avklaring av hva som må godkjennes før oppstart eller bestilling.
  • Avklar hvilken periode refusjonen gjelder og hvem som skal gjøre hva etterpå.